信息化时代下会计电子档案的管理与使用

摘要：全国档案事业发展“十三五”规划明确提出，要实现以信息化为核心的档案管理现代化。随着信息化快速发展，电子发票等电子会计凭证的普及、财务共享中心的发展等，电子档案在会计档案的分量越来越重。目前很多企业对电子档案仍未引起足够的重视，甚至对这种电子化保存档案的方式尚未接纳。文章将从会计电子档案的特点出发，探讨目前仍存在的问题，提出信息化时代下会计电子档案体系完善化的一些对策，期待为会计档案的管理更加高效便捷。

关键词：信息化时代;会计电子档案;管理与使用

引言

随着现代信息技术的发展，电子发票、电子行程单等电子会计凭证的逐渐普及，使得电子会计档案保管扮演了越来越重要的角色。电子会计凭证作为会计档案的新生形式，档案保存的安全性、档案数据的真实性以及档案数据的保密性等一系列问题需要未能引起足够的重视，并采取完善的措施。

一、实行电子会计档案管理的重要意义

一是有利于单位各项事业的开展。传统的会计档案管理模式相对落后，已经对会计档案管理工作产生不利影响。而实行电子会计档案管理，则可以通过对电子会计档案的分析研究，为单位提供更加准确、真实、详细的数据信息，从而为单位决策提供重要参考标准和依据，进而为单位的各项事业发展提供有力支撑，促进单位的快速健康发展。二是有利于节约资源，节省财政支出。会计工作本身涉及大量的财务报表、报销凭证之类的内容，部分工作会有月报、季报、半年报、年报之类的，会产生大量的会计档案，打印各类会计档案不仅仅需要浪费大量的纸张，还需要消耗大量的打印机耗材、电等，浪费大量的资源和经费开支，同时还会造成环境污染。实行电子会计档案管理，则可以有效避免打印过量的纸质会计档案，既环保，还能有效地为单位节约各种资源，节省财政开支。

二、信息化时代下会计电子档案的管理与使用

2.1 完善账务系统

随着信息化时代的快速发展，电子商务不断推进，各单位应加强自身信息化建设，根据当前电子会计凭证入账需要，完善账务系统。对于电子发票真伪，可与国税局发票验真平台进行系统对接，并通过发票要素对比进行验真，确保发票的真实性，同时系统要对发票编码等关键要素进行记录储存对比，便于对重复报销电子会计凭证进行预警。

2.2 建立并完善电子档案系统

各单位应建立电子档案系统，便于电子档案的归档与保管。应构建安全体系，通过权限控制机制，对不同数据设立不同权限等级，提高监督和核实效用;电子档案数据由专人保管，专人负责，会计电子档案生成的档案数据存储及借阅设为只可读不可修改格式，只有管理员才有权限进行管理。会计档案电子化管理，还需要注意档案数据的保密性，对于需要保密的档案资料，要注意与互联网隔断，防止互联网黑客入侵以及互联网网络病毒侵害，以免造成档案数据被盗取。对接入互联网的电子会计档案，要安装防火墙、网络防护设备等方式提升会计档案安全，防止网络攻击，以保障电子会计档案正常管理与使用。电子会计档案因有兼容性、通用性、易识别性，保证在不同时期数据兼容性以及使用的便捷性。同时应做好电子档案的备份工作，防止档案因介质消磁数据无法读取或人为破坏等情况。

2.3 加强领导重视，增加在电子会计档案管理经费投入

会计档案的重要性决定了会计档案工作理应受到单位领导的重视，各单位领导要提高对电子会计档案管理工作的重视程度，不断强化档案意识，认识到会计档案电子化管理的重要性，从而加大对电子会计档案管理的资金投入，为电子会计档案管理提供必要的设施设备，加大在电子会计档案技术方面的经费支持。

2.4 健全管理制度，加强安全防范

在云会计环境下，电子会计档案管理的基础和关键在于建立健全管理制度。首先，相关单位需要努力健全会计档案电子化管理的内控制度，做好电子会计资料的保管、借阅、接收、备案等工作。同时，还要周期性地对管理系统内的会计档案进行备份，防止资料丢失，提高企业财务风险防控能力。其次，相关单位需要周期性地对财务系统进行维护和病毒检测，警惕恶意攻击。例如，检查电子会计凭证中电子签名的准确性。最后，相关单位要完善安全监察机制，定期核查和监管，必要时提前制定应急措施，确保突发情况下公司有所准备，加强电子会计档案管理过程中的风险应对能力。

2.5 强化责任意识，加大宣传力度

在云会计背景下，针对管理层和档案管理专职人员职责缺失问题，需要从以下两方面抓起。一方面，通过奖惩方式强化管理者和电子会计档案管理人员的责任意识，使其主动改善原有管理理念和管理方式，不拘泥于纸质会计档案的管理模式，通过互相监督有效落实电子会计档案管理工作。另一方面，通过新媒体平臺推广相关信息，同时加强电子会计档案管理人员的专项职业技能培训，加大宣传力度，提高管理层和档案管理人员对会计档案电子化管理工作的关注度，确保档案管理人员切实做好电子文件归档、存储和后续管理工作，提高会计档案电子化管理的效率和质量。

结束语

社会的迅速发展、科技的不断更新，大数据时代会计行业步入信息化进程，会计电子档案的管理也应该向更好更快方向发展。发展会计档案电子化进程中，也应重视会计档案管理中存在的问题，完善管理制度，从而使会计档案在确保质量的基础上，利用现代化电子手段来提升档案利用率，为企业决策提供科学依据，减少企业对会计档案管理的开支，为企业持续发展提供强有力支撑。

参考文献：

[1]李红颖.会计档案电子化管理问题与创新[J].农村经济与科技，2016（8）：64-65.

[2]许汉友，姜亚琳，张培.“互联网+”时代管理会计信息化研究[J].新会计，2016（1）：12-13.

[3]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006：10-12.

作者简介：

袁升凯（1973—），现任南沙国际金融岛（广州）有限公司财务经理，注册会计师、注册资产评估师。

葛洲坝集团南沙国际金融岛工作组南沙国际金融岛（广州）有限公司? 袁升凯

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2023/05/11