浅谈项目管理在企业实际应用中存在的问题与对策

摘要：随着社会的进步与发展，企业的项目流程日趋复杂，涉及的产品日益丰富，交付的要求也不断提升，传统的管理模式已经不能有效地满足项目的需求。在此种新的形势下，挑战和机遇并存，项目管理的作用将会越来越大，越来越多的企业开始应用项目管理来为企业带来超期的效益。然而现实中，企业运用项目管理往往只停留在了理念层面，虽然试图建立某些项目管理流程，但是并未涉及实际的应用。项目管理在实际应用中会遇见各种常见的问题，如果不能结合项目管理知识对其进行系统地分析，那么存在的问题得不到解决，项目管理应用的失败也在情理之中。本文将基于项目管理在企业实际应用过程中常常遇到的问题进行分析，并给与相对应的对策，以便能够帮助企业在具体实施项目管理时提供有效的思路与方法。

关键词：项目管理;总结经验;严格控制;方法

一、项目管理概述

项目是指在限定的资源及时间内需要完成的任务。例如一项工程、一次展会、一项课题研究等。项目管理顾名思义也就是指通过使用工具和手段，使得项目能够在有限的人力和资源所限制的条件下来满足或者远远超出客户的要求和期待，并最终实现这个项目的目标。项目管理通过对项目中的相关活动进行整体地的监测和管控，并配合其他手段来实现所设置的目标，它是管理学的一个重要分支。通俗地说，项目管理是由项目小组运用一定的知识、技术和专业知识，按照一定的流程去梳理错综复杂的事情和活动，完成既定任务的一种管理过程。

项目管理的宗旨主要包括提高完成项目的效率，保质保量地完成项目的任务以及有效地控制项目的成本。因此如果一个项目在管理过程中做到：一是在规定的时间完成了既定的任务;二是成本控制在批准的预算内;三是项目的最终交付物能够满足客户要求或者符合相关的技术和性能要求;四是项目的主要利益者满意项目的管理和执行过程。那么我们认为此次项目管理是成功的，否则，便需要对此做出调整和改进。

导致项目管理失败的原因五花八门，企业在项目管理的实际应用中会遇到如下一些常见问题。比如，缺乏对项目需求的理解计划考虑不周全;人际关系处理不当出现问题相互推诿;无效沟通过多导致项目进度延迟;项目成员执行力欠缺或是成本浪费严重等等。这些问题是阻碍企业的发展的绊脚石，企业投入了大量资源却未得到应有的收益，同时还降低了企业的核心竞争力。因此，通过项目管理的知识分析遇到的疑难杂症，并对症下药就显得极为关键。

二、项目管理在企业实际应用中存在的问题

（一）未能充分理解项目管理的需求

项目管理应该以需求为核心，项目需求是整个项目管理的行动纲领，只有准确理解项目需求才能不偏离轨道。如果无法完整的识别客户的需求，或者没有正确的理解客户的需求，就会导致最终提交的项目交付物无法满足客户要求，终将导致项目的失败。纵观项目管理中的成功和失败案例，其中大部分失败的案例都是由于对项目管理的需求缺乏充分理解，没有明晰项目目标，或是在项目执行的过程中不断变化项目目标，进而使得项目团队心态失衡，承受重大压力，最终半途而废;相反，成功的项目管理都有着明确而坚定的目标，并根据目标制定周详的项目计划，最终使得项目能够完美交付。

（二）无法妥善处理项目管理活动中的人际关系

在推进项目的过程中，人际关系的处理是非常重要的一环，并且此类问题难以避免。如果项目过程中无法妥善处理人际关系，会导致项目成员之间的合作不悦、团队士气低落，项目任务无人负责，互相推诿扯皮，引发各种口水战，以及各个方面的人际关系纷争。当项目成员把注意力都放在项目过程中的人际纷争时，大家自然也无法再为完成项目任务而努力，项目必然走向失败。项目成员的合作效率是决定项目管理成败的关键，只有处理好人际关系才能让项目团队拧成一股绳，齐心协力完成项目目标。

（三）存在大量无效的信息沟通

在项目的影响要素中，其中一条便是强调项目的沟通。沟通贯穿于整个项目管理活动，所以沟通在项目管理中占据了重要位置，但是并不是所有的沟通都是有效的。事实上，企业在项目管理过程中存在大量无效的沟通，很多是由于双方获取的信息不对等，或者是沟通在信息传递过程中造成的表达偏差等等。良好的沟通可以为项目顺利向前推进保驾护航，如果没有良好的沟通，项目成员对内和对外都无法做到密切配合、无法协同的情况下要把项目向前推进可谓是难如登天。无效的沟通将会导致信息无法传递，命令无法执行，项目目标延期甚至无法实现的严重后果。

（四）缺乏相应的项目绩效管理体系

对企业来说，大多数项目的成员都是从各个部门抽调出部分人员组合成的新的项目团队。这些项目成员在项目启动后开始完成项目团队分配的任务，同时本身还需要处理自己部门原本的常规工作。从此前的多数企业项目管理案例来看，大部分企业的团队管理都没有相应的绩效管理体系，项目成员完成项目目标的意愿度和配合度都不甚理想，也是项目延迟或无法交付的原因之一。项目团队管理虽然一般采用激励政策，但是激励只有和奖励或者报酬相结合才能保证激励的有效性，才能有效激发团队成员工作热情，全力配合完成项目管理，否则没切实可行的激励方式，团队成员的工作效率和项目完成效果都將大打折扣。

三、解决项目管理在企业实际应用中存在问题的对策

（一）建立完善的项目需求管理机制

对项目需求的充分理解是项目成功的关键。因此企业在一开始就要建立完善的项目需求管理机制。主要包含三部分内容：第一是项目需求的获取，包含了理解和确定客户需求及期望的整体过程管理，为了实现项目目标需要定义、记录并分析干系人员的需求。第二是项目需求的确认，包含项目实施者和需求干系人共同对需求文件进行审核，双方对项目需求达成共识后做出书面承诺，使需求文件能够充分体现出一种商业性合作的效果。第三是项目需求的变更管理，由于项目需求确定之后，随着项目的实际推进，不可避免会产生项目需求变更的情况，因此如何控制和管理需求变更，是保障项目目标实现的重要环节。此部分包含了市场经济学中关于企业管理活动中的需求变化控制与管理及对企业需求变化影响的分析。可以考虑通过“变更申请-变更审批-需求更改-重新确认”的工作流程来进行处理，以确保需求的变更不会失控而导致项目发生混乱，同时要对项目需求的变更进行影响分析，避免随意或频繁的变更项目需求。

（二）组建高效的项目管理团队

项目目标能够顺利推进和实现，需要团队成员具备项目所需的技能，此外，也需要成员之间建立充分的信任和良好的沟通模式。如何组建一支高效的项目管理团队，主要有以下三个重点：

一是抓好组织的规划。根据项目规模的大小，难易程度确定人员配置。只有形成完整的组织体系，才能更好地完成项目管理目标。同时确立岗位职责白皮书，明晰每个岗位的工作安排和任职要求，包括学历、专业技术水平、工作能力要素、性格特性、工时安排等等。

二是组建核心团队。一方面需要选好项目管理负责人。作为优化团队的关键控制点，项目经理岗位的人选尤其重要。而项目其他的成员选择除了满足人员配备的基本要求之外，也要充分考虑以往的工作经验、个人性格特征和业余爱好等人力资源因素。另一方面是健全团队职能，团队成员的选择要以工作内容为依据合理配备团队人员。可以从多种渠道多种方式来物色团队成员，将符合要求的人员纳入项目团队中。之后根据组织规划初期的角色设定及责任向团队成员分配相应任务，同时要求大家通力配合。每个项目团队各个成员各有所长，一般分七种角色：①主导者，正确決策的领导;②执行者，脚踏实地的办事人员;③技术党，解决团队技术层面的问题;④创新者，用于实践，具有发散思维，提供新思路;⑤协调者，拥有共情能力，关心他人，化解团队矛盾。⑥资源查探者，能够建立多方联系，懂得善用他人长处。⑦监察者，认真仔细分析意见，考察团队决策和执行。

三是健全管理机制。首先要注重工作流程的重塑，平衡各个项目成员之间的职责，建立分工明确，责任清晰的工作体系，要充分调动各个项目成员的创造性和积极性，增强团队合作的士气，使团队更加完整，目标一致。其次要强化民主和科学的决策机制，要鼓励团队成员提出不同的意见，表达不同的观点，将错误当成学习和提高的机会而不是惩罚的理由，要健全处理和解决问题的机制，团队要定期共同探讨项目实施过程中存在的缺点和不足，需要问题和困难，团队尽力共同解决问题而不是互相推诿。此外要健全团队的行为规范和工作守则，要求明确团队的纪律，形成定期召开项目进度回顾会议的习惯，各方及时和高效的反馈信息和问题。

（三）实施有效的沟通策略

有效的沟通策略和技巧会给企业的项目管理工作带来促进作用。通过以下三个方面实施有效的沟通策略能够事半功倍。

一是要构建完善的沟通体系。首先，企业要从自身的发展实际出发，以链式沟通为核心，构建一个多层次，跨部门的沟通网络，为项目的有效沟通提供便利性。其次，制定内部沟通计划，根据项目的实际情况明确各个项目成员在信息沟通、战略沟通、制度沟通中的职责和权限，要求在沟通中突出情感交流和沟通，以营造积极向上的企业氛围，构建良好的人际工作关系。所以，需要项目经理在从基础上做好沟通管理工作，可以通过开展项目团队团建活动，私下询问沟通和定期召开团队会议等方式增强团队成员的相互熟悉程度，了解成员的真实想法，化解团队矛盾，促进团队和谐。

二要树立正确的沟通态度。沟通态度决定了你与他人沟通的是否有效，个体如果只从自身的地位、职务、身份去沟通，而不考虑对方的想法和感受，必然会加大和对方的沟通难度和隔阂。因此要求在沟通过程中首先要学会从别人的思维范畴去考虑问题，进而体会对方的看法，站在对方的立场理解对方所提出的问题。然后用真挚的言语去准确地表达自己的想法，使对方能够也从自己的立场去体会和理解自己的想法。过程中，团队成员如果都能抱着合作共赢，体谅和理解的态度去看待对方、看待问题，并能积极承担自身的责任，那么就能形成良性沟通。尤其是在业务沟通过程中，只有适当考虑对方的需求，找出有歧义或双方产生争执的关键点，同时以整体性为前提，在利益上双方共同退一步，才能取得良好的沟通效果，双方才能拥有更大的合作空间和收益。

三是要运用科学的沟通方法。项目管理中沟通的途径多种多样，包括口头、书面、电话、会议、网络等形式。沟通的关系也是多维的，包括了项目成员、客户、同事、管理层等等。个体只有具备一定的沟通技巧才能确保沟通的有效性。所以需要个体加强沟通技巧的学习，运用合理的方法运用到多维沟通关系中。沟通的方式方法种类繁多，如何选择也是一门学问。沟通可以选择正式的、非正式的、委婉的、简洁的等多种方式，沟通方法有认同沟通法、类比沟通法、故事沟通法、发文沟通法、人格魅力沟通法、逆向沟通法、正反双向沟通法、情绪沟通法、情感沟通法等等，个体要根据沟通对象和沟通事情选择最合适的沟通方式和方法。例如在和管理层的沟通中要正式，要理解领导的需求，尽量用最简洁的语言表达问题的关键，并给出解决方案供选择。在与项目成员之间的沟通则可采用非正式的方式直接沟通，尽量站在项目整体性、站在集体的角度去分析问题，保证双方的沟通是有效的。

（四）建立健全合理的项目成员绩效管理体系

为了规范项目管理团队成员的工作行为，明确绩效管理导向，企业需要建立合理有效的项目成员绩效管理体系，制定绩效管理制度，进一步明确、完善、优化职责分工、考核内容、评价标准、考核程序和考核结果应用等内容。企业指派的项目经理需要和项目成员在沟通的基础上制定合理的绩效计划。当绩效计划实施过程中也要关心和尊重团队成员，了解团队成员在项目过程中遇到的困难，给予必要的辅助和支持，并建立良好的绩效沟通机制，依据实际情况对绩效计划做出优化和调整。绩效结果公布后给与相应的奖励或激励，对于绩效不合格的成员需要及时面谈了解团队成员缺乏的技能或知识并安排相应的培训，沟通和帮助团队成员改正问题，提高自身能力。

结语

项目是企业实现发展目标的载体。企业的使命、愿景、及各个阶段的战略发展目标都是通过一个个项目目标达成来实现的。成功的项目管理不仅能帮助企业提升运营效率、实现发展目标、扩大市场规模，还可以锻炼企业团队成员的能力、提升企业的核心竞争力。为了在实际中可以成功的应用项目管理，企业可以基于自身的实际发展，通过建立完善的项目需求管理机制，组建高效的项目管理团队，实施有效的沟通策略，建立健全合理的项目成员绩效管理体系等方式来实现项目管理的有效应用，从而规避在实际应用中遇到的各类问题。

参考文献：

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[2]罗志敏.浅谈工程项目管理团队建设和管理[J].经营管理者，2015.（3）.

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2021/09/03