以数字化促进档案管理优化工作初探

王茜

摘要：随着科学技术的不断发展，大数据时代带给人们的不仅仅有便利性，随之而来的还有激烈的行业竞争和对以往传统理念的不断变革。档案数字化的管理打破了传统的档案管理方式和方法，在当前这个大数据时代之下，电子档案管理给人们带来了一定的便利性，但是也为档案工作人员的管理带来了不小的考验，鉴于此，本文将对以数字化促进档案管理优化工作进行深入探讨，以供参考。

关键词：数字化;档案管理;优化

引言

现如今，社会信息化进程速度越来越快，档案数字化管理也成为大势所趋。与传统的档案管理相比，档案数字化管理具有显著的优势，可以打破传统档案管理中存在的诸多不足并加以有效弥补，让企业档案管理部门不再是封闭的状态，能够对档案信息进行采集和管理并具有信息服务的职能，达到档案信息资源共享的目的，有效提高档案管理的工作效率等。

一、数字化档案的基本特点

数字化档案是按照档案管理规范，有目的地加工、保存起来的具有参考凭证价值的电子文件，通过计算机磁盘等设备将纸质文档使用扫描形式录入电脑，进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合，應具备相应的软件支持、参数和其他相关数据。就目前全球数字化的概念而言，纸质档案已经很难满足用户需求，因此，原本的纸质档案，现在都逐渐开始往数字化档案的方向走。数字化档案是以先进的计算机技术为依托的，在档案存储和归档工作上，数字化档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度，避免了人工抄录错误的几率，有很大的优势，数字化档案管理由于使用电脑作为处理器，进而时效性较强，周期较短，以数字化方式对档案进行整理和查阅等，对于信息的处理上更加方便，简化档案管理环节，缩短了档案管理的周期，实现了信息的高效利用。由于数字化档案形式具有实时性和网络化特征，通过网络技术和数字技术的有效利用，促进档案资源的有效共享，有效地提高了数字化档案传输和通讯的便捷性。

二、档案管理工作发展面临的困境

（一）档案整理不够系统化，工作效率低下

在日常生活中，大部分企业的档案管理部门都更像是一间仓库，堆满了很多资料，长久不见天日，档案分类混乱，想要查找自己所需要的文字或者影像资料十分困难。而管理工作人员大多由很多年纪较大的人担任，他们缺乏对现代化档案管理的认识，坚持沿用传统的老一套方法，导致档案管理的效率非常低。到了需要进行盘点总结工作的时候，往往是部门所有人齐上阵，也仍旧费时费力，难以快速整合分析。

（二）档案管理设备老旧，无法应对时代需求

在几乎人均一部手机的大数据时代，越年轻的群体越习惯在线上处理问题。网络世界四通八达，让距离不再是距离，人与人之间的沟通也更加有效和及时。然而在档案管理部门，企业却很少有配备先进的设备，用于管理工作使用。管理工作人员始终采用纸质记录的方式，这种方式很容易出现漏洞，导致档案丢失后找不到源头和线索。很多高等学校的图书馆也是在近两年才取消了读书卡，转而采用线上预约借还的新方式。

三、应用数字化优化档案管理工作的具体方法

（一）强化信息技术的应用

关于档案资源智慧收集平台，其主要构成部分为：数据采集管理平台、一体化电子文件接收与管理平台，前者的主要作用是对企业内部业务信息数据进行智能收集并能够自动整理和存储企业的档案信息，后者的主要作用在于对数字档案进行智能管理;在档案资源智慧收集平台的建立中，企业必须高度重视规范化管理的实施，通过强化档案制度建设，来确保档案元数据收集的规范性，确保录入数据的正确性;同时，需借助相一致的题名与分类号来确保档案信息检索的查全率、查准率，通过强化相关技术规范来统一管理一系列企业文件，进而实现企业档案管理的有效性。

（二）制度化建设保证信息管理规范

数字化档案管理工作依靠应用计算机技术，需要极高的保密性，建立全面、规范的管理制度十分必要并且是刻不容缓的。首先需要对数字化档案工作的模式进行更好地规划，各档案管理单位应根据数字化档案管理规范，并根据实际需求逐步构建相对完善的规章制度，加强监管力度对数字化档案管理工作形成规范，规范电子文件的形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循，保证数字化档案信息的全面性、完整性和安全性。

（三）推陈出新完善设备

为优化提供坚实保障好的开始是成功的一半。想要改善档案管理工作，就必须提前准备好专业的最新的设备。企业需要改变观念，意识到这项工作的重要性，在资源分配的选择上，更多地支持档案管理部门设备的采买。我们要把这份工作从线下转移到线上，就要用专业的数字化设备来完成。每一份档案都要经过扫描以后上传保存，增加其安全性，实现双重保障，避免纸质版本丢失。扫描机器，电脑组建，高功能摄像机，这些必不可少。只有数字化设备到位，环境适宜，我们才有讨论后续管理工作的基础。

（四）提升数字化档案管理人员业务能力

目前很多单位对档案工作不重视，所以档案管理人员配置较弱。档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度，这就需要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训，数字化档案属于系统技术工作，负责数字化档案工作人员不但要学会一般档案管理的基本要求和常识，同时，还要具备计算机应用及网络安全等方面知识。这就需要逐步提升档案管理人员业务能力，以集中培训、日常学习、引进人才等方式提升管理人员综合素质和技术水平。建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代数字化档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

结束语：

总而言之，在信息时代，企业要想具备较强的市场竞争能力，必须重视档案数字化工作。在档案数字化工作中，企业必须进一步强化信息技术的应用，确定档案数字化管理的标准，做好前期工作，健全档案数字化管理制度，提高相关人员的综合素质，并积极建设档案数字化的保密性及数字化档案信息数据库，以此来确保企业档案数字化工作高效高质地开展。

参考文献：

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[3]关媛瑞.解读如何加强企业档案数字化建设[J].品牌研究（信息版），2019（11）：156.

中国石化集团江汉石油管理局有限公司职工培训中心王 茜

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2024/01/05