BJXD有限公司采购业务内部控制问题研究

摘要：目前，我国的经济正处于飞速发展阶段，经济环境逐渐变得复杂。就现在而言，中国经济发展的主导之一就包括汽车产业。有些汽车企业的内部控制薄弱、管理不规范引发的问题正在一点点地暴露。本文主要针对BJXD有限公司的采购业务内部控制存在的问题及原因提出了相关的五点建议。

关键词：内部控制;采购业务;汽车行业

一、BJXD有限公司简介

BJXD有限公司（以下简称“BJXD”）成立于2002年10月18日，它以“科技化、自动化和智能化”为生产理念，集“柔性化生产、精细化运营、人性化管理”为一身，依靠先进的智能化设备，尽可能减少人为参与的制造工序，实现生产和运输的高自动化率。

二、BJXD采购业务内部控制存在的问题及问题原因分析

（一）内控环境及员工道德意识薄弱

一个具有良好工作能力和道德素质的员工，可以提高工作效率，降低企业成本损失。BJXD有限公司在一开始就没有重视人才的招聘和培养，在员工入职培训的时候没有倡导他们诚实守信的企业文化，反而侧面让员工感觉到BJXD有限公司是一家看重员工社会关系、人情关系的企业。BJXD有限公司一个新上任的业务经理，为了降低汽车制造的生产成本提升自身的业绩，他迫使零部件供应商降价，结果导致供应商提供的零部件问题层出不穷。

（二）采购控制活动存在缺陷

采购预算可以保证企业战略和运营计划的实施，确保一致的组织目标，协调企业各部门之间的合作，并在企业的各个部门之间安排有限的资源。BJXD有限公司采购预算没有做到位，才导致资金流断裂或者生产经营活动受到了阻碍。

（三）风险评估体系缺失

风险评估是企业实施内部控制的一个重要环节。BJXD有限公司的管理人员对市场嗅觉失灵，没有及时发现市场供求关系发生变化，并且也没有完善本企业的风险评估体系，对未能预测的事情没有应急预案准备。如果BJXD有限公司的管理人员基于市场风险防范意识制定决策，这种情况也是极有可能避免的。

（四）缺乏信息与沟通

信息沟通主要包括外部信息的收集机制和内外部的交流沟通机制两个方面。BJXD有限公司的采购部人员，由于没有及时获得供应商生产的产品的相应信息，例如价格和质量，以及他们没有及时掌握到零部件的市场行情，才导致了供应商选择不当。另外，BJXD有限公司有一整套的供应商信息系统，采购人员十分依赖这一系统，录入人员若未能及时更新，他们又没有立刻与录入人员保持沟通，或者仅凭系统上的内容引起了理解上的偏差，最终导致了供应商管理机制不当。

（五）内部控制监督不到位

BJXD有限公司采购部门某一人员从头到尾控制某一交易或者活动，主要原因是企业缺乏相互制约、相互制衡的体制。一个公司的内部审计部门应根据相应的法律法规仔细核对采购部门的应付账款明细表以及其他会计账簿和相关资料，而其公司的内部审计管理不规范，甚至把其他部门人员调过来临时組合内部审计小组，内部审计部门形同虚设，没有发挥出其实质作用。此外，BJXD有限公司有些采购部门为了所谓的“省时省力”，将采购与验收或者付款审批与付款执行都由同一人来完成，这样不能防止一个人从头到尾整个控制某一交易或者活动。

三、案例启示

（一）完善BJXD采购业务内部控制的建议

1、提升内控环境加强员工道德教育

为了提高BJXD有限公司的内部控制环境，在人力招聘的时候应选择具有专业技能的高素质人员，公司还应当建立内部控制实施激励约束机制，促进内部控制的有效实施，充分调动员工积极性、主动性和创造性，促进各部门各员工增强内部控制意识、推动公司生产、经营、管理各项工作。此外，BJXD有限公司还应定期展开员工道德素质培训，提醒员工要遵纪守法，并且大力宣传企业文化，鼓励员工用心加入大家庭。

2、完善采购控制活动

在完善采购控制活动的过程中，BJXD有限公司的采购部门管理人员应该在提升市场敏感力的同时，还要加强做采购预算的能力，以及设立监督采购预算制度执行的部门，做到职权分离。未来避免非自然现象的发生，BJXD有限公司还应设置安全库存和规范供应商管理机制，将损失降到最小化。

3、建立有效的风险评估机制

BJXD有限公司要想建立有效的风险评估机制，首先要加强工作人员的风险评估意识，让员工主动认识风险从而去降低风险。其次，BJXD有限公司需要建立风险责任制，每个部门的人员各司其职，努力将风险降到最低。最后，BJXD有限公司的管理人员应定期召开采购部门例会，采购部门的员工畅所欲言，将所遇到的各类风险积极分享，从而达到风险防范。

4、加强信息与沟通

这里的信息与沟通不仅仅是指采购部门需及时掌握外部情况例如市场变动情况，还应包括采购部门内的信息沟通、采购部门与其他部门之间的信息沟通。掌握外部情况可以保证生产线能够井然有序地生产制造，加强采购部门内的信息沟通可以了解各环节的信息，例如物资需求，从而提高工作效率。加强采购部门与其他部门之间的信息沟通，不仅可以让各部门员工更加团结，还可以了解到各部门的工作进度，提升整个企业的运转效率。

5、加强内部控制监督

BJXD有限公司在加强内部控制监督之前，应先完善不相容职务分离控制，不相容职务如果由同一个人担任，很可能会发生工作上的错误，更甚会发生舞弊行为，因此需要加强员工的职业道德培训。内部审计是风险方法的最后一道防线，在人员的选择上，需要聘用对采购业务熟悉的专业人员。此外，BJXD有限公司的内部审计部门还应建立并完善的采购进度制度，明确该制度的各项具体要求，要求采购部门立即严格执行。

（二）总结

内部控制是进行现代企业管理的一个重要手段，内部控制所能达到的实际效果影响着一个企业的持续发展。我国采购业务内部控制要遵守七项原则，即合法性原则、整体性原则、针对性原则、一贯性原则、适应性原则、经济性原则和发展性原则。我国企业采购业务流程内部控制是企业内部控制的重要组成部分，然而，建设不是一蹴而就的工程，长期与定期不定期的评估与修缮是内部控制探索建设过程中的必要过程。

参考文献：

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沈阳理工大学周旋

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2023/06/17