从财务管理角度倒控仓库管理

摘要：新视野（化名），一家从事眼科医疗器械生产、销售的企业。企业在高速的发展过程中，一些旧的管理模式无法跟上。笔者认为财务管理应在企业管理中能发挥好事前控制的作用，若无财务管理的事前预测、控制与决策，在事后控制时才发现问题，会严重降低企业的运转效率，仓库管理亦是如此。笔者通过与仓库管理员一起工作的形式，观察总结出仓库管理的问题，从财务管理角度提出仓库管理不善对公司效益的影响，并针对现阶段的仓库管理问题提出改善的措施。在企业不断发展的过程中，财务管理应持续参与仓库管理中，针对不断变化的状况提出改善的措施。

关键词：财务管理;仓库管理;资金占用;成本管控;服务水平

一、从财务管理角度规范仓库管理的意义

财务管理最优目标：企业价值最大化;财务管理是企业管理活动中重要组成部分，与各部门的营运息息相关。企业财务管理活动的最大意义：加强企业资金管理，加强各部门业务活动的事前预测、控制与决策;用活企业的财务资源-资金，为企业创造最大的效益。

仓库管理是企业物资管理中重要的组成部分，其管理状况直接影响供应链各个环节，如：生产、供应、经营，从而进一步影响企业的总体效益。

从财务管理角度看来，规范仓库管理的意义在于：科学的仓库管理可以提高企业的效益。用财务指标衡量，具体可体现在以下三个方面：

1.1降低资金占用

资金，是企业可以正常运转的血液，也是重要的财务资源。仓库管理过程中，设定安全库存，提出合理的采购需求，定期盘点，均能降低对资金的占用。

1.2为成本管控提供分析的数据

成本管控，是财务管理职能中一个重要组成部分。科学的仓库管理对成本管控活动的开展起到事半功倍的作用：成本管控的大部分数据来源于仓库的报表，若仓库管理做到有效地输出相关数据，财务部门可从对这些数据的分析过程中，发现成本居高不下的关键点，并有针对性地提出改善的措施。

1.3提高企业服务水平

企业销售出库的服务水平达到一定的程度，有助于提高企业的预收款-销售收入，减少应收账款坏账。而销售收入是企业流动资金增加的主要来源。仓库管理过程中，掌握实时的成品库存状况，在收到销售出库申请时，能及时做出反应，对于提高企业服务水平有重要的作用。

二、仓库管理存在的问题

笔者有从事财务管理5年的工作经验，与仓库管理员一起工作几个月后，通过观察、记录日常工作，总结出以下仓库管理存在的问题。

2.1资金占用问题

（1）采购需求不合理

企業的采购需求由仓库管理员根据库存情况提出。但由于仓库管理员掌握的信息并不全面，单方面根据库存情况提出的采购需求是不合理的，导致部分物料采购过度，占用仓储空间的同时，占用企业的流动资金。

（2）没有定期盘点要求

笔者与仓库管理员第一次盘点时，实盘情况与库存明细表差异甚大，多种物料出现盘亏现象。细问之下，发现前期的仓库管理并没有定期盘点工作习惯和要求，而且没有规范的库存明细登记，导致采购到货情况统计、生产领料情况统计等库存数据缺失。根据仓库管理员登记的库存明细表数据备料，导致部分物料出现短缺，部分物料出现长期积压情况。

2.2成本管控问题

（1）仓库规划不规范

仓库物料的摆放，未能科学有效地进行摆放规划，导致仓储空间大，仓储成本高。而且还导致出入库的效率低，入库的物料无法及时反映，生产无法及时领用;合格品、不合格品、成品、配件没有明显的分区摆放，出库时需再三核对出库的是否为合格品，工作效率低下，进一步影响销售出库的服务水平。

（2）物料出入库管理不规范

仓储物料出入库管理是线下管理（无ERP系统），销售出库通过钉钉申请，仓库管理员根据审批通过的申请打包出库。但生产领用则是通过口头通知，无领料单据等，全由仓库管理员1人把控。库存明细表，物料出入库明细账，成品出库明细账则靠仓库管理员通过Excel表格流水账式登记，事后也无人核对其准确性。

（3）无成文的仓库管理制度

现行的仓库管理无成文的制度规范，仓库管理员非专业仓管、日常操作不规范，而且并无专业的上级进行工作指导，全凭仓库管理员的经验处理日常工作及一些突发的事件。遇到无法处理的突发事件时，不知所措，无法及时做出判断该如何处理，导致工作效率低下，影响与其相关的生产、经营相关的环节的工作开展。

2.3服务水平不高问题

（1）销售出库反应慢

销售出库通过钉钉申请，销售部、商务部领导审批通过后，只经过仓库管理员，由于成品并无完善的入库流程，仓库管理员无法掌握实时的成品库存情况，每次收到出库申请时，再跟生产部反馈出库情况。当成品库存不足时，无法及时满足销售部门出库的要求。

（2）销售投诉问题处理不及时

当出现客户投诉或者对产品不良的反馈时，销售部门是直接反馈到仓库管理员，但仓库管理员并未及时和无意识将投诉和反馈传达到相关部门跟进处理。

三、从财务管理角度提出改善仓库管理问题的措施

针对以上总结的仓库管理问题，再结合企业的实际情况，提出以下改善仓库管理问题的措施

3.1解决资金占用问题的措施

（1）合理的采购需求

采购需求量设置在合理的范围内，有助于降低资金的占用，所以企业需设定安全库存。设定安全库存水平，单靠仓管部门是无法完成的。销售部，生产部，采购部等部门需要参与进来一同协商后决定。销售部提出月度销售计划，生产部的生产水平根据销售计划做出调整，给出月度最大生产量;采购部给出各个物料的采购周期。根据生产月度最大生产量、各物料的采购周期，设定各个物料的安全库存水平，当物料实时库存低于安全库存时，仓库管理员需及时提出采购需求。如此可以保证生产不会断料，采购物料及时到货，减少部分物料采购过度造成积压，减少资金的占用。

（2）定期盘点

制定一个月一次仓库盘点工作计划，月度的盘点工作可以由仓管部门自行安排完成。仓库管理员上级核对盘点表差异物料，找出原因，及时指导仓库管理员在库存明细表做盘盈或盘亏的处理。盘亏较大的，需形成书面的盘亏报告，核对当月的单据，找出盘亏较大的原因，及时进行盘亏的处理。建议每季度与财务、质检部门进行一次大盘点，财务部核对实际库存与库存报表是否一致，质检部在盘点过程中，对已入库超数月的物料进行抽检，确保在库的物料质量满足生产需求，若出现因储存发生质量问题的物料，仓管部门需及时进行物料报废，并及时提出采购需求，以满足生产对物料的需求。

3.2解决成本管控问题的措施

（1）合理规划仓库

仓库规划，应根据物料不同类型设置不同的摆放区域：待检区（来料到货区）、合格品区、不合格品区、成品区、配件区。采购到货时，做好数量清点，摆放在待检区，及时与质检交接清楚检验后物料合格品与不合格品，并按规划摆放合格的物料;不合格的物料及时与采购做好交接，以便采购及时与供应商协商退换事宜，减少不合格品占用库存：减少仓储成本的同时降低物料的采购成本;成品入库需与生产部、质检部做好入库的流程，成品区还应再区分合格成品区与问题成品区。销售员退回仓库有问题的成品，仓库管理员收到后，应摆放在问题成品区，做好相关问题成品入库的登记后，并及时退到质检部门，由其跟进问题产品的检测维修工作。

（2）规范物料出入库管理流程

规范出入库管理流程，降低物料因出入库问题的损耗，保证采购到货物料与采购需求、付款合同一致;生产更换不合格物料原因统计，找出物料损耗的主要原因。

采购入库：采购到货时，采购员必须提供采购到货单，仓库管理员联同质检员与采购员一起清点到货物料数量，清点完成，仓库管理员出具采购到货单，三方签字确认，保证实际到货情况有迹可循。

生产领用：生产领料必须填写领料单，且领料单需由其部门主管签字确认，不能口头通知领用，

生产更换：生产更换不合格物料时，必须在申请单上填写更换原因。如此方便后期统计更换原因是生产损耗还是采购物料的不符合生产要求。

（3）制定仓库管理员工作指引

倉库管理员常规工作标准化，就需要制定仓库管理员工作指引，工作指引需结合企业的实际情况编写：可以让仓库管理员把自己日常工作的内容写下来，在此基础上留下客观合理的操作，加上规范的操作指引。仓库的报表也可在原有的报表的基础上修改，增加必须记录的内容，删减不必要的内容。仓库管理员按照工作指引开展日常的工作，遇到非常规的事件时，需及时汇报上级。以月度为周期，安排人员根据出入库单据、钉钉申请单等核对库存明细表、成品出库明细表等报表。发现有差异的，及时与仓库管理员核对查找原因，避免下一个月出现同样的错误操作。

3.3解决服务水平不高问题的措施

（1）规范成品入库流程

仓库管理员需要掌握实时的成品库存情况，才能保证销售出库的效率。成品入库流程涉及成品检测的质量问题，即成品生产完成，质检部需检测合格后才可以算是入库的成品。这就需与生产部、质检部沟通协商。为保证企业的服务水平，每周至少要入库一次。仓库管理员收到生产、质检签字确认的成品入库单后，按照成品入库单的信息登记入库成品库存明细表。坚持先进先出的原则出库。当成品库存低于安全库存时，仓库管理员需及时通知生产部，以保证有销售订单时，仓库与生产部门能及时做出反应，满足销售出库的需求，从而达到提高企业服务水平的效果。

（2）规范成品打包流程

打包流程主要分成两部分：打包前准备，打包过程。收到审批通过的销售出库申请后，仓库管理员需做好打包前准备：通知质检部进行成品出库前的检测;清点打包物品种类数量。打包前准备完成，仓库管理员需严格按照规范的打包流程进行打包，以保证销售出库的成品符合要求。打包流程也需联合质检部，销售部、售后部一起制定。质检部参与的目的是保证成品不会在运输过程中发生质量问题，对此提出对打包规范的要求;销售部、售后部接触客户比较多，把从客户处了解到的对成品质量、包装问题的反馈过来。整合这3个部门的意见，由此制定的打包流程相对符合实际的需要。

四、结语

4.1结论

在企业各部门的营运活动中，财务管理一般处于事后控制。若无财务管理的事前预测、控制与决策，在事后控制时才发现问题，会严重降低企业的运转效率，仓库管理亦是如此，财务管理对仓库管理的过程提出改善的措施，就是在仓库营运活动发生前进行事前预测、控制与决策。

4.2展望

从财务管理角度提出的仓库管理规范措施，是基于现阶段仓库管理的现状。在企业不断发展的过程中，会不断出现新的变化。财务管理需持续参与到仓库管理的过程中，针对不断变化的状况提出改善的措施。当线下管理完善到一定的程度时，企业需引进ERP管理系统，以满足企业高速发展的要求。

作者简介：

温洪莲，对外经济贸易大学国际商学院在职人员高级课程研修班学员。

对外经济贸易大学国际商学院在职人员高级课程研修班学员? 温洪莲

本文由： 品牌研究杂志社编辑部整理发布，如需转载，请注明来源。

品牌研究杂志社

2022/02/27